- Evolución de la Planificación de Sistemas de Información en la Empresa
De manera general, a través de los años se ha observado como en las empresas se sigue un procedimiento sistemático de planificación con respecto a los Sistemas de Información. De lo anterior, se ha encontrado que se han venido siguiendo cuatro fases diferenciadas entre sí:
- La introducción de la informática en la organización
- La “expansión anárquica” de las aplicaciones
- La coordinación entre los Sistemas de Información y la empresa
- La interdependencia entre las estrategias de la compañía y las Tecnologías de Información/Sistemas de Información.
Con respecto a la introducción de la informática en la organización, se menciona como a partir de los años sesenta tuvo lugar la aparición masiva de la informática en la empresa. En sus inicios, las computadoras eran grandes y requerían cuidados especiales; eran manejadas sólo por los especialistas que terminaron siendo aislados en la creación del nuevo departamento de Proceso de Datos. Con la anterior incorporación de la informática en la empresa, se buscaba una reducción en los costos del procesamiento de datos, iniciando así en áreas puramente administrativas como Contabilidad, Nómina y Facturación. Así también, se destaca como cuando el enfoque era la reducción de costos y, los Planes Informáticos eran básicamente planes de desarrollo e implementación según los requerimientos de los usuarios. Las razones anteriores, es lo que nos lleva a entender el porqué hoy en las empresas el Departamento de Sistemas de Información se sitúa bajo la organización administrativa. Esto no sólo genera una barrera en la comunicación con los usuarios, sino que genera desconexión entre los objetivos de la compañía y el trabajo que dicho Departamento hace.
Por su parte, con respecto a la “expansión anárquica” de las aplicaciones, se habla de cómo SI tuvo que evolucionar a través de peticiones cada vez más sistémicas y complejas. Debido a la disparidad de objetivos del ahora llamada Departamento de Informática con la compañía, se enfrentan a problemas donde la asignación de prioridades en los proyectos está basada en la facilidad de implementación, el atractivo tecnológico, el poder organizacional del solicitante y el costo, dejando a un lado la verdadera búsqueda de la razón por objetivos comunes de la compañía. La pared existente entre Informática y el resto de la organización no permitía al responsable del Sistema de Información darse cuenta de la verdadera importancia de las modificaciones que se le pedían.
En la siguiente fase, conocida como la coordinación de Sistemas de Información con los objetivos de la empresa, se explica como los directivos se vieron en la necesidad de encarar los problemas de SI desde una perspectiva más global, elevando los niveles de decisión sobre la asignación de recursos a lo más alto posible. Empero, este modelo de toma de decisiones produce una dilución de responsabilidades y crea confusión sobre quién ostenta la responsabilidad de las decisiones tomadas. Es por ello que se desarrollaron procedimientos formales de planificación se Sistemas de Información análogos a los que las compañías utilizarían para planificar otros sistemas y así tratar de derribar la pared de flujo de información mencionada arriba. De esta forma, se establece una comunicación directa entre los planes de la compañía y los planes de SI, en lo que se incluyen las prioridades de toda la compañía. Así, para SI se pudieron definir tanto un alcance de proyectos como metas específicas basadas en los presupuestos previamente aprobados por la alta dirección.
Para la última fase, la de interdependencia de la estrategia de la compañía con Tecnologías de Información y Sistemas de Información, se menciona que ya ha sido superada la barrera de aislamiento y falta de comunicación. El Departamento de SI ya tiene objetivos alineados con toda la compañía, y usando adecuadamente de las tecnologías que provee, brinda a la empresa ventajas competitivas sostenibles. Empero, para lo anterior no sólo basta con alinearse a los objetivos de la compañía, sino que también es necesario integrar las posibilidades de los SI y de las TI con la estrategia de la empresa en el momento de formularla. Así también, se expresa la necesidad de contar con una cultura organizativa que sea sensible al potencial de las tecnologías de la información, y que tenga un conocimiento en el Departamento de SI de los objetivos de la empresa. Por otro lado, se expresan también dos metodologías de alineamiento de los planes de TI/SI con la estrategia de la empresa: la metodología pasiva y la activa. La primera solamente requiere el conocimiento de las estrategias que la compañía desee llevar a cabo independientemente del proceso que se haya seguido para llegar a ellas, mientras que la segunda si requiere de una integración total o de planificación en paralelo entre las diferentes áreas involucradas.